5 Conseils pour une réunion réussie.

05 Novembre 2015

Suivant nos contacts habituels avec les chefs d'entreprise, beaucoup d'entre eux considèrent les réunions comme un fléau qui dévore constamment leur agenda et qui nuit à la productivité de leurs collaborateurs. Or, les réunions restent un mal nécessaire car, pauvres êtres humains que nous sommes, nous avons besoin de nous voir en face à face pour communiquer et travailler ensemble harmonieusement.  La réunion n'est pas toujours systématique mais cela peut être la solution pour réaliser beaucoup de choses et surtout communiquer de façon judicieuse.

Voici donc quelques astuces de notre cru pour rendre les réunions plus efficaces... et moins pénibles.

  1. Définissez l'objet de la réunion.   Pas de réunion sans finalité claire.  Lorsque vous envoyez une invitation pour une réunion, précisez avec soin le sujet (de quoi va-t-on parler) et l'objectif (quels types de décision ou d'action seront pris à l'issue de la réunion), de sorte que chaque participant puisse se préparer en fonction.  Chaque personne invitée doit avoir une utilité.  Il est toujours possible de ne convier certains participants qu'au début ou à la fin d'une réunion.  Indiquez également qui doit prendre la parole ou apporter une contribution particulière.  Ce ne doit surtout pas être le lieu de règlements de compte, de défenses d'intérêts, de mises en avant ou encore de demandes de délais supplémentaires d'action.
  2. Fixez la durée comme les règles de la réunion. Rien n'est pire qu'une réunion qui s'éternise jusqu'à n'en plus finir.  En déterminant un horaire strict mais raisonnable ainsi que des modalités de fonctionnement, vous augmenterez le rendement de la réunion, ces balises obligeant les intervenants à aller à l'essentiel.
  3. Conduisez la réunion.  Préparez votre introduction, établissez un agenda (vous n'êtes pas nécessairement obligé de le communiquer aux autres participants) et modérez, courtoisement mais fermement, les discussions afin que ce fil rouge soit respecté par tous les intervenants.  Faites également couper téléphones et ordinateurs pour que chacun reste concentré sur les sujets évoqués.  A bord du bateau, c'est vous le capitaine.
  4. Préparez la logistique. Rien n'est pire que ces réunions qui s'écrasent avant même de décoller parce que les participants constatent d'emblée que le matériel adéquat n'est pas disponible : copies du document non distribuées, connexion de l'ordinateur au projecteur défaillante, pas de feutre pour écrire sur le "flipchart" etc.
  5. Faites le suivi.  En cours de réunion et à son issue, faites établir un compte-rendu de la réunion, distribuez-le aux participants et assurez-vous que les décisions prises lors de la réunion soient suivies d'effets.  Chacun doit quitter la réunion avec ses tâches à accomplir et des délais pour y parvenir.  Lors de la prochaine réunion, vous passerez en revue l'état d'avancement des projets en cours.  Vous montrerez ainsi à vos collaborateurs que les réunions ne sont pas une perte de temps mais une aide dans leurs tâches et objectifs personnels.

En résumé, organiser une réunion est une véritable compétence managériale.  Les intervenants de CEDEC vous accompagneront tout au long de notre collaboration dans l'acquisition de cette compétence ainsi que dans le développement de votre leadership.

 

 

 

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